Mit Projektcontrolling auf der Erfolgsspur

Termine, Kosten und Qualität stets im Fokus

Viele Projekte wurden dank eines umfassenden Projektcontrollings aus einer Schieflage gerettet und somit doch noch zu einem erfolgreichen Abschluss gebracht. Das Projektcontrolling wird dem Projektmanagement unterstützend zur Seite gestellt, um die Planung, Realisation sowie den Abschluss von Projekten zu begleiten.

Das Projektcontrolling umfasst dabei grundlegend
•    den Projektplan mit den Soll-Daten,
•    aktuelle Projektinformationen in Form von Ist-Daten,
•    Soll/Ist-Vergleiche zur Erkennung und Analyse von Abweichungen sowie
•    Steuerungsmaßnahmen zur Korrektur der Abweichungen.

Bei sämtlichen, dem Projektcontrolling zugeordneten Aktivitäten und Aufgaben, wird das magische Dreieck fokussiert: Termine, Kosten und Leistung/ Qualität.
So gilt es doch jedes angestoßene Projekt in der dafür vorgesehenen Zeit mit den budgetierten Mitteln in der vom Auftraggeber gewünschten Qualität erfolgreich zum Abschluss zu bringen.
Selbstverständlich beinhaltet ein umfassendes Projektcontrolling auch ein detailliertes Berichtswesen. Hierbei bietet sich ein, dem Adressatenkreis angemessener Detaillierungsgrad in jedem Fall an. Während in den Projektteam-Meetings umfassende Informationen, Stimmungen, Tendenzen, Zahlen und Fakten benötigt werden, sollten die Informationen in den anfallenden Lenkungsausschusssitzungen auf übergeordneter Ebene aufbereitet sein. Zumal es in der unternehmerischen Praxis durchaus vorkommt, dass Mitglieder des Lenkungsausschusses nicht nur in ein einziges Projekt involviert sind, sondern vielmehr den Überblick über mehrere, parallel laufende Projekte behalten müssen. Oftmals reichen in diesen Fällen der aktuelle Projektfortschritt, der Status der unterschiedlichen Projektelemente/ Aktivitäten sowie der bisherige und geplante zeitliche Verlauf (Zeitverzug).

Regelmäßige Soll/Ist-Vergleiche gewährleisten ein rechtzeitiges Erkennen von potenziellen Plan-Abweichungen. In der Regel werden die Soll/Ist-Vergleiche mittels relevanter Controlling-Kennzahlen wie beispielsweise
•    Anfangs- beziehungsweise Endtermine,
•    sowohl externe als auch interne Kosten,
•    geleisteter Aufwand seit Arbeitsbeginn/ im aktuellen Berichtszeitraum.
Die aktuellen Werte der Controlling-Kenzahlen, welche sich größtenteils auf Phasen, Arbeitspakete, Maßnahmen sowie Meilensteine beziehen, werden alsdann zu definierten (Berichts-)Zeitpunkten angegeben.
Bei aufgetretenen Abweichungen ist eine anschließende Analyse derselben unumgänglich, um letztlich geeignete Steuerungsmaßnahmen identifizieren und einleiten zu können. Je nach Art und Umfang der Maßnahme sowie in Abhängigkeit zur Projektorganisation, ist darauf zu achten, dass die Maßnahme vom Projektleiter, dem Lenkungsausschuss oder auch der Geschäftsleitung zu genehmigen ist. In jedem Fall sollten die Maßnahmen beziehungsweise die daraus resultierenden Änderungen in der Projektdokumentation erfasst werden. Dadurch wird im Hinblick auf das Wissensmanagement/ eine Erfahrungsdatenbank sichergestellt, dass nach Abschluss des Projektes auch noch auf die vollständige Dokumentation des Projektverlaufes zurückgegriffen werden kann.

Viele Unternehmen greifen beim Projektcontrolling bereits auf Softwarelösungen zurück. Im optimalen Fall unterstützen diese Softwarelösungen alle grundlegenden Aktivitäten des Projektcontrollings.
•    Ausgehend davon, dass ein umfassender und detaillierter Projektplan darin erstellt werden kann,
•    über die Erfassung aller projektrelevanten Informationen sowie der dazu gehörigen Projektkommunikation zwischen den Projektteam-Mitgliedern,
•    bis hin zur Umsetzung von belastbaren Soll-/Ist-Vergleichen und der anschließenden Hinterlegung der eingeleiteten Steuerungsmaßnahmen.
Der Projektmanager von BITE bietet diese Unterstützung und darüber hinaus noch Auswertungen und Grafiken, welche es speziell den Mitgliedern eines Lenkungsausschusses erlauben, einen schnellen und dennoch umfassenden Überblick über alle laufenden Projekte zu erlangen. Zudem ist die Projektmanagement Software von BITE mit einem Archiv ausgestattet, welches jederzeitige Transparenz bezüglich bereits abgeschlossener oder auch abgebrochener Projekte gewährleistet.

Das A und O für den Projekterfolg: Die Projektplanung

Kostenplanung, Ressourcenplanung und Terminplanung 

Mit Projekten verhält es sich wie mit dem Bau von Häusern: Ohne ein solides Fundament wird kein Haus auf Dauer Bestand haben. Das Fundament eines jeden Projektes stellt der detaillierte Projektplan dar.

Die Projektplanung erfolgt in der Regel im direkten Anschluss an die Projektdefinition inklusive der Projektzielsetzung sowie im Vorfeld der eigentlichen Projektdurchführung.
Generell kann die Projektplanung auf zwei unterschiedliche Arten realisiert werden:
1.    inkrementell oder aber
2.    rückwärtig.
Bei der inkrementellen Planung wird beim ersten Arbeitsschritt beginnend das Projekt bis zum eigentlichen Endziel durchgetaktet. Problematisch bei dieser Art der Planung erweist sich die oftmals vorherrschende „Übervorsichtigkeit“, welche sich in vielen, zu kleinen Zwischenschritten auswirkt. Infolgedessen besteht die Wahrscheinlichkeit – aufgrund der langsamen und vorsichtigen Vorgehensweise – den gesetzten Endtermin nicht fristgerecht einhalten zu können beziehungsweise selbigen zu überschreiten.
Im Gegenzug dazu, beginnt die rückwertige Planung mit dem eigentlichen Endtermin des Projektes und bewegt sich von dort auf den aktuellen Ausgangspunkt zu. Die Herausforderung bei der rückwärtigen Planung besteht darin, keine für die Zielerreichung notwendigen Projektschritte zu „übersehen“ beziehungsweise zu vergessen, was wiederum zu einer Gefährdung für den Projekterfolg führen kann.

Beiden Planungsarten ist jedoch die Aufteilung des Projektes in seine Bestandteile  - die sogenannten Projektelemente  - gemein. Üblicherweise erfolgt eine Einteilung in Phasen, Arbeitspakete, Maßnahmen und Meilensteine, welche auch den normativen Forderungen entspricht. Aus diesen Projektelementen setzt sich sodann auch peu à peu der Projektstrukturplan zusammen, dessen Aufgabe darin besteht ein gemeinsames Verständnis hinsichtlich des Projektumfangs und Ablaufs  bei allen Projektbeteiligten zu schaffen.
Neben der Terminplanung bedarf es selbstverständlich im Zuge der Projektplanung auch einer Ressourcenplanung. Hierbei gilt es, einen optimalen Einsatz der vorhandenen Mitarbeiter sowie der zur Verfügung stehenden Betriebsmittel zu gewährleisten. Die unternehmerische Praxis zeigt, dass in den seltensten Fällen nur ein einziges Projekt im Unternehmen am Laufen ist. Vielmehr ist es doch so, dass mehrerer Projekte gleichzeitig und parallel in Unternehmen umgesetzt werden, wodurch das Multiprojektmanagement längst zum unternehmerischen Alltag geworden ist. Eine belastbare Ressourcenplanung sorgt speziell im Hinblick auf das Multiprojektmanagement für eine optimale Auslastung sowohl der Mitarbeiter, als auch der Betriebsmittel. Einer Überforderung der Mitarbeiter sowie Engpässen oder Leerläufen an den vorhandenen Anlagen und Maschinen wird somit effektiv entgegengewirkt.

Einen weiteren, elementaren Bestandteil der Projektplanung stellt die Kostenplanung dar. Im Zuge der Kostenplanung gilt es eine detaillierte Vorkalkulation für die unterschiedlichen, im Projekt anfallenden Kostenarten wie beispielsweise Personal-, Investitions- oder auch Fremdkosten zu erstellen. Eine Vorkalkulation des zeitlichen Aufwands wird ebenfalls im Verlauf der Kostenplanung vollzogen. Basierend auf einer detaillierten Kostenplanung erfolgt während der operativen Projektdurchführung ein kontinuierlicher Abgleich der Soll-Kosten von den Ist-Kosten, was wiederum ein zentraler Bestandteil des Projektcontrollings ist.

Bekanntermaßen laufen jedoch die wenigsten Projekte exakt „nach Plan“. Sei dies beispielsweise aufgrund geänderter Anforderungen an das Projektergebnis oder aber auch aufgrund eines Ausfalls bei den eingeplanten Einsatzmitteln.
Diese Planänderungen beziehungsweise Planabweichungen bedürfen ebenfalls einer zeitnahen Erfassung in der vorab erstellten Projektplanung in Form von Korrekturen, um auch weiterhin die Korrektheit von Auswertungen und Berichten sicherstellen zu können.
Viele Unternehmen greifen heutzutage bereits auf eine Softwarelösung zur Unterstützung der Projektplanung zurück. Hilfreich erwiesen sich diesbezüglich Softwareprodukte, welche sowohl der Terminplanung, der Ressourcenplanung, als auch der Kostenplanung dienen.
Der Projektmanager von BITE bietet eben jene Funktionalitäten, um eine belastbare, detaillierte sowie umfassende Projektplanung erstellen, verwalten und aktualisieren zu können.

Instandhaltungsstrategien auf einen Blick

Erhöhung der Anlagenverfügbarkeit und Reduzierung der Instandhaltungskosten

Die Instandhaltung umfasst gemäß DIN 31051 alle „Maßnahmen zur Bewahrung und Wiederherstellung des Soll-Zustandes sowie zur Feststellung und Beurteilung des Ist-Zustandes von technischen Mitteln eines Systems“.

Diese Maßnahmen werden seitens der DIN 31051 in vier Grundmaßnahmen untergliedert:
1.    Wartung
2.    Inspektion
3.    Instandsetzung
4.    Schwachstellenbeseitigung oder auch Verbesserung
Maßnahmen, welche der Kategorie Wartung zugeordnet werden, dienen zur Verzögerung des Abbaus des vorhandenen Abnutzungsvorrats.
Inspektionsmaßnahmen helfen bei der Feststellung und Beurteilung des Ist-Zustandes einer Betrachtungseinheit inklusive der Bestimmung der Ursache der Abnutzung sowie dem Ableiten der notwendigen Konsequenz für eine künftige Nutzung.
Instandsetzungsmaßnahmen finden zur Erstellung der geforderten Abnutzungsvorräte einer Betrachtungseinheit ohne technische Verbesserung ihren Einsatz.
Maßnahmen der Schwachstellenbeseitigung unterstützen die technische Betrachtungseinheit in der Weise, dass das Erreichen einer festgelegten Abnutzungsgrenze nur noch mit einer Wahrscheinlichkeit zu erwarten ist, die im Rahmen der geforderten Verfügbarkeit liegt.

In der unternehmerischen Praxis werden unterschiedliche Instandhaltungsstrategien genutzt, wobei es sich bei den nachfolgend aufgeführten Strategien um die gängigsten handelt:
•    Reparatur nach Ausfall
•    Präventive Wartung
•    Vorausschauende Wartung
Im Falle von Reparaturen nach Ausfällen, wird von Seiten des Unternehmens keinerlei Instandhaltung betrieben. Hierbei spricht man auch von „korrektiver“ Wartung. Nachteilig an dieser Strategie sind erhöhte Kosten durch unvorhergesehene Stillstände, eventuell aufkommende Überstunden oder auch die Suche beziehungsweise den Umbau von Ausweichanlagen.
Bei der präventiven Wartung werden vorbeugende Maßnahmen durchgeführt, um gegebenenfalls vor dem Auftreten eines Fehlers Maßnahmen zu ergreifen. Als Nachteil dieser Strategie kann es zu  erhöhtem Personalaufwand oder auch hohen Kosten für Ersatzteile, da Komponenten mit geringer Abnutzung auch „präventiv“ ausgetauscht werden, kommen.
Die vorausschauende Wartung beinhaltet die Bestimmung von notwendigen Zeitpunkten zur Durchführung der nötigen Maßnahmen basierend auf erhobenen und vorliegenden Informationen. Unvorteilhaft erweist sich bei der vorausschauenden Wartung, dass das Vorgehen sehr zeitintensiv ist, hohe Anforderungen an die Instandhalter bestehen sowie Schulung und Training derselben erforderlich sind.

Allen Instandhaltungsstrategien sind jedoch gemein, dass einerseits eine Erhöhung der Anlagenverfügbarkeit und andererseits eine Reduzierung der Instandhaltungskosten erzielt werden soll.
Zusätzlich zu den bislang benannten Standardstrategien der Instandhaltung etablieren sich nach und nach neue „innovative“ Strategien in den Unternehmen.
Dabei handelt es sich um zum einen um
•    die „Risikobasierte Instandhaltung“ (Risk Based Maintenance RBM) und zum anderen um
•    die „Zuverlässigkeitsorientierte Instandhaltung“ (Reliability Centered Maintenance RCM).
Die risikobasierte Instandhaltung ist ein Verfahren, welches hinsichtlich der Reduzierung des Aufwandes in der Instandhaltung, unter Einhaltung des vorgegeben Sicherheitsniveaus, zum Einsatz kommt. RBM dient zur Ermittlung und Priorisierung der Risiken eines potenziellen Anlagenausfalls. Diejenigen Anlagen oder Maschinen, die das größte Risiko tragen, gilt es bevorzugt zu behandeln. Zielsetzung von RBM ist die Ermittlung von wirkungsvollen Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen sowie deren Häufigkeiten zur Minimierung des Risikos eines Anlagenausfalls.
Die zuverlässigkeitsorientierte Instandhaltung bedient sich der RBM- oder auch der FMEA/ FMECA-Methoden (Failure Mode and Effects Analysis/ Failure Mode, Effects and Criticality Analysis). RCM ist ein Instandhaltungskonzept, mit dem ein optimaler Einsatz verschiedener Instandhaltungsstrategien je nach Situation oder Anlagentyp erreicht werden soll. Im Gegensatz zur risikobasierten Instandhaltung wird nicht das Ausfallrisiko von Anlagen oder Maschinen, sondern die Möglichkeit von Funktionsstörungen der einzelnen Anlagenkomponenten ermittelt sowie die Auswirkungen einer Störung anschließend definiert. Dabei werden vorhandene Anlagen so beschrieben, dass festgelegt werden kann, welche Instandhaltungsstrategie oder Schwachstellenanalyse im Einzelfall angewendet werden kann.

RBM und RCM dienen zweifelsohne der Planung und Strukturierung. Sie basieren auf Abschätzungen beziehungsweise Erfahrungen hinsichtlich des Verfügbarkeitsverhaltens von Anlagen und Maschinen. Speziell bei Anlagen oder Maschinen, deren Zusammenspiel der Einheiten beziehungsweise Bauteile sehr komplex ist, bietet sich ein Einsatz von RBM oder RCM an.
Unabhängig davon, für welche Instandhaltungsstrategie ein Unternehmen sich auch entscheiden mag, ist in jedem Fall eine Dokumentation der Wartungs- und Instandhaltungstätigkeiten erforderlich. Diesbezüglich greifen viele Unternehmen bereits auf Softwarelösungen zurück, welche neben der Dokumentation auch bei der Planung sowie lückenlosen Nachweisführung unterstützen.
Der TPM-Manager – die Wartungsmanagement Software von BITE – liefert genau diese Unterstützung.

Prüfinhalte, Prüffristen und Prüfzyklen von BGV A3 (BetrSichV) und Co.

Betriebssicherheitsverordnung, BGV A3 und TRBS 2131

Unternehmen in Deutschland unterliegen zahlreichen gesetzlichen und – sofern sie zertifiziert sind – normativen Forderungen. Viele dieser Forderungen beinhalten Prüfungs-, Wartungs- oder Instandhaltungsarbeiten. Hierbei kommen beispielsweise die Betriebssicherheitsverordnung oder auch die BGV A3 zum Tragen.

Die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV), welche am 3. Oktober 2002 in Kraft getreten ist,  enthält Arbeitsschutzanforderungen für die Benutzung von Arbeitsmitteln und für den Betrieb überwachungsbedürftiger Anlagen im Sinne des Arbeitsschutzes.  Darüber hinaus konkretisiert sie die Gefährdungsbeurteilung in § 3. Hinsichtlich überwachungsbedürftiger Anlagen sind neben gemeinsamen Vorschriften für Arbeitsmittel zusätzlich noch besondere Vorschriften geltend. Diese besonderen Vorschriften nach Abschnitt 3 fordern insbesondere eine Prüfung vor Inbetriebnahme sowie wiederkehrende Prüfungen von bestimmten überwachungsbedürftigen Anlagen. Zu eben jenen Anlagen zählen beispielweise auch Aufzugsanlagen für Lasten oder Personen und Lageranlagen. Prüfungen, welche durch zugelassene Überwachungsstellen vorzunehmen sind, werden explizit in der BetrSichV benannt.

Die Unfallverhütungsvorschrift (UVV) BGV A3 wurde durch die Berufsgenossenschaft erarbeitet und verabschiedet. Die BGV A3 trat erstmalig am 1. April 1979 in Kraft und konkretisiert die Prüfung ortsfester elektrischer Anlagen sowie ortsveränderlicher elektrischer Betriebsmittel. Darüber hinaus beschreibt sie explizite Prüffristen. So lautet beispielsweise die Anforderung aus der BGV A3 §3 folgendermaßen:
„Der Unternehmer hat dafür zu sorgen, dass elektrische Anlagen und Betriebsmittel nur von einer Elektrofachkraft oder unter Leitung und Aufsicht einer Elektrofachkraft errichtet, geändert und instandgehalten werden. Mängel müssen unverzüglich behoben werden.“

Neben dem Schutz gegen eventuelle Schadensersatzansprüche der Versicherer im Regelfall, schaltet eine regelmäßige BGV A3 Prüfung in Unternehmen unkalkulierbare Sicherheitsrisiken und hohe Folgekosten quasi aus. Bei identifizierten Mängeln, liefert eine BGV A3 Prüfung die Gewissheit, dass alle Fehler aufgedeckt wurden.
Parallel zur BGV A3 findet in vielen Unternehmen die Technische Richtline zur Betriebssicherheit TRBS 2131 ihren Einsatz, die am 12. November 2007 veröffentlicht wurde. Im Hauptteil behandelt die TRBS 2131 elektrische Gefährdungen durch elektrischen Schlag und Störlichtbogen. Es werden mögliche Konsequenzen für Arbeiten im  Bereich der öffentlichen Stromversorgung – vor allem für Arbeiten unter Spannung – aufgezeigt.

Doch es müssen ja nicht immer komplexe elektrische Anlagen oder Tätigkeiten an den selbigen sein:
Feuerlöscher sind heutzutage in jedem Gebäude – sei es öffentlich, privat oder gewerblich –  vorzufinden. In punkto Feuerlöscher werden die Prüfintervalle sowie die Art und Weise der Prüfung durch die DIN 14406 vorgegeben.
Jedoch ist selbst bei Einhaltung der geforderten Prüfintervalle und Prüfungen nur der halbe Weg zur Zielerreichung beschritten. Auch ist das alleinige Anbringen von Plaketten zum Nachweis der Prüfung nicht ausreichend. Vielmehr sind in den meisten Fällen auch Aufzeichnungen erforderlich, die Informationen wie beispielsweise
•    die Art der Prüfung,
•    die Prüf- und Messergebnisse,
•    das Datum der Prüfung sowie
•    den Namen des Prüfers beinhalten.

Unterstützung bei der Planung und Dokumentation jeglicher Art von Prüfungs-, Wartungs- oder Instandhaltungsarbeiten bietet eine Softwarelösung, die einerseits Prüffristen sowie Prüftermine aufzeigt und andererseits Aufzeichnungen beziehungsweise eine lückenlose Historie ermöglicht.
Einem Vergessen von fälligen BGV A3 Prüfungen kann durch den Einsatz einer geeigneten Software beispielsweise effektiv entgegen gewirkt werden. Im optimalen Fall verfügt die eingesetzte Softwarelösung noch über die Funktionalität einer automatisierten Terminierung der nächstfälligen Prüfungen, wodurch der administrative Aufwand für die zuständigen Mitarbeiter signifikant reduziert werden kann.
Zur Schaffung von Transparenz hinsichtlich regelmäßig durchgeführter Prüfungen jeglicher Art, ist neben den Aufzeichnungen eine Historie unabdingbar. So kann jederzeit auf voran gegangene Prüfungsergebnisse zurückgegriffen werden.