Fachartikel
Kompetenzmanagement leicht gemacht
Das Know-how und die Erfahrungen der Mitarbeiter sind der Schlüssel zum Erfolg
Im Zuge des immer stärker werdenden Konkurrenzdrucks für Unternehmen in Deutschland, gilt es vehement Kosten zu reduzieren sowie Wettbewerbsvorteile gegenüber den internationalen Mitbewerbern zu sichern.
Ein Wettbewerbsvorsprung wird heutzutage mittels spezifischer Merkmale an den Produkten erzielt. Diese Alleinstellungsmerkmale gepackt in Funktionen, Design und Usability basieren letztendlich auf dem individuellen Know-how der Mitarbeiter des Unternehmens.
Das Know-how und die Erfahrungen stellen heute die bedeutendsten Ressourcen für die Sicherung einer nachhaltigen Wettbewerbsfähigkeit dar. Immer mehr Unternehmen in Deutschland werden sich der strategisch tragenden Rolle eines umfassenden und durchgängigen Kompetenzmanagements bewusst. Hierbei stehen in erster Linie speziell diejenigen Unternehmen, welche bereits den Ausfall oder Weggang von wichtigen Kompetenzträgern im wahrsten Sinne des Wortes „verkraften“ mussten!
Die Auseinandersetzung mit Kompetenzen ist bereits seit längerem ein Teil der Managementlehre, die es Unternehmen letztendlich ermöglicht, aktiv den eigenen Kompetenzbestand zu beeinflussen. Mittels Einsatz von Kompetenzmanagement gelingt es, strategische Kompetenzlücken im Unternehmen zeitnah zu identifizieren und denselben anschließend entgegenzuwirken.
Doch wie werden die Kompetenzlücken im Unternehmen möglichst zielführend identifiziert? Dafür gilt es prinzipiell die Stellenprofile, welche unternehmensseitig definiert und vorgegeben werden, mit den individuellen Mitarbeiterkompetenzen beziehungsweise Mitarbeiterprofilen in Beziehung zueinander zu setzen. Sowohl Stellen- als auch Mitarbeiterprofile setzen sich wiederum aus diversen Hard- und Soft-Skills zusammen. Im Zuge der Nachfolgeplanung besteht nunmehr die Möglichkeit aus der Summe der hinterlegten Mitarbeiter- und Stellenprofile einen adäquaten Ersatz für den bisherigen Stelleninhaber zu erkennen.
Darüberhinaus sollte ein durchgängig implementiertes Kompetenzmanagement für Transparenz hinsichtlich der (Weiter-) Entwicklung der vorhandenen Kompetenzen sorgen. So werden eventuell vorhandene Deltas in den einzelnen Mitarbeiterprofilen aufgedeckt, die es speziell im Hinblick auf die Nachfolgeplanung zu beheben gilt.
Zweifelsohne wird durch den kontinuierlichen Auf- und Ausbau der individuellen Kompetenzen die Umsetzung der strategischen Unternehmensziele sichergestellt.
Mit Erkenntnis der strategischen Bedeutung von Kompetenzmanagement wurde der Bedarf an softwarebasierten Lösungen zu diesem Thema geweckt. Sinnvollerweise sollte eine Software auf diesem Gebiet in mehreren Richtungen zum Einsatz kommen:
1. Bei der Suche nach einem geeigneten Nachfolger für eine neu zu besetzende Stelle,
2. bei der Suche nach einer passenden Stelle für Mitarbeiter mit dem Wunsch nach Veränderung des internen Aufgabengebietes sowie
3. bei der Identifikation einer zielführenden Weiterentwicklung der vorhandenen Kompetenzen im Unternehmen (Personalentwicklung).
Denn neben der bereits angeführten Nachfolgeplanung, sollte es im ureigenen Interesse eines jeden erfolgreichen Unternehmens liegen, seine qualifizierten sowie motivierten Mitarbeiter zu halten – und sei dies auch durch einen internen Stellenwechsel!
Die Business IT Engineers – kurz BITE – haben diesen Lösungsansatz im Modul „Kompetenzen“ des Personalmanagers realisiert.
Carpe Diem: Employee Self Service im Unternehmen
Durch Mitarbeiterselbstverwaltung Redundanzen reduzieren
„Das Ergebnis jedes Leistungsprozesses wird begrenzt durch das am knappsten vorhandene Hilfsmittel: die Zeit.“ Peter F. Drucker
Mit der Globalisierung und des damit verbunden, kontinuierlich wachsenden Konkurrenzdrucks ist es unumgänglich, die knapp bemessene Zeit möglichst effektiv zu nutzen, um sich letztendlich Wettbewerbsvorteile gegenüber den Mitbewerbern zu sichern.
Im wertschöpfenden Bereich sind diesbezüglich die Möglichkeiten beispielsweise nach Einführung von Lean Management oder Produktionssystemen bereits größtenteils ausgeschöpft.
Ganz im Gegensatz zu den administrativen Bereichen! Gerade hier bieten sich noch signifikante „Einsparungspotenziale“ im Hinblick auf die zeitlichen Ressourcen in Unternehmen. Es gilt vorhandene Prozesse zu verschlanken sowie Redundanzen in denselben unbedingt zu vermeiden. In einigen Fällen wird mittels Prozessoptimierungsworkshops oder gar Outsourcing versucht, für das Unternehmen Vorteile durch zeitliche Einsparungen und somit Kostenreduzierungen zu erlangen.
Zweifelsohne bindet das Personalwesen etliche zeitliche Ressourcen in Unternehmen:
Ausgehend bei der Erfassung und Verwaltung der mitarbeiterbezogenen Stammdaten, über das Handling der Urlaubsgesuche bis hin zur Organisation von Weiterbildungsmaßnahmen und der Verbreitung von Informationen. Redundanzen in der Prozesskette sind dabei aufgrund von notwendigen Abstimmungsloops zwischen der Personalabteilung und den Mitarbeitern kaum zu umgehen.
Dank der Web 2.0-Technologie ist das Internet allgegenwärtig und hält nach und nach Einzug in Unternehmen, womit die Entwicklung vom reinen Web 2.0 hin zum Enterprise 2.0 mittlerweile begonnen hat. „Software as a Service“ oder „On Demand Lösungen“ sind heutzutage keine Fremdwörter mehr. Viele Unternehmen setzen bereits Tools wie Wikis, Blogs und Webcasts zur Optimierung der Kommunikation ein. Mit stetig steigender Akzeptanz und Anwendung von Web 2.0-Technologien in Unternehmen findet auch der Employee Self Service als web-basierende Lösung immer mehr Fürsprecher.
Warum sollten die Mitarbeiter nicht aktiv über das Internet ihre Urlaubs- und Weiterbildungsanträge oder Rückkehrbewertungen von Schulungen in ein dafür vorgesehenes System hinterlegen? Wer wüsste besser über eventuelle Änderungen der privaten Daten wie zum Beispiel einer Adressänderung Bescheid, als der jeweilige Mitarbeiter selbst?
Selbstverständlich sollten die Mitarbeiter beim Employee Self Service nicht nur die Rolle des „Senders“, sondern auch des „Empfängers“ einnehmen, um für beide Seiten (Personalwesen und Mitarbeiter) eine „Win-Win-Situation“ zu erzielen.
So schaffen individuell einsehbare Statusanzeigen der eingereichten Anträge, ein Infoportal beziehungsweise „schwarzes Brett“ oder auch ein Formularwesen (in Anwendung sind Formblätter für Reisekostenabrechnung, Wochen- oder Tagesberichte, Bestellungen u.v.m.) Transparenz im Unternehmen.
Mittels Einführung des Employee Self Service werden bislang praktizierte Redundanzen in der Prozesskette eliminiert, Kommunikationswege verkürzt sowie die Transparenz im Unternehmen optimiert. Neben den signifikanten zeitlichen Einsparungen wird demzufolge eine zusätzliche Informationsplattform generiert.
Sichern Sie Ihren Unternehmenserfolg durch Mitarbeiterbeurteilungen und Zielemanagement
Management by Objectives erfreut sich wachsender Beliebtheit in Unternehmen
Erfolgreiche Unternehmensführung bedeutet, sich die richtigen Ziele zu setzen und alle Mitarbeiter dafür zu begeistern. Dabei gilt es die Unternehmensziele bis auf die Mitarbeiterebene herunter zu brechen sowie ein breites Verständnis bei allen Mitarbeitern für dieselben zu schaffen. Auf Basis des geschaffenen Verständnisses sollen die Mitarbeiter ihre tägliche operative Arbeit an ihren Zielen ausrichten und so wiederum im Sinne der Strategie des Gesamtunternehmens handeln und arbeiten.
Bei einer der wenigen Managementlehren, die völlig unumstritten sind, handelt es sich um die Methode „Management by Objectives“, welche 1955 von Peter F. Drucker erfunden wurde.
Das Kernstück dieser Managementlehre bildet die Forderung, bei der Festlegung beziehungsweise Formulierung der Ziele darauf zu achten, selbige „SMART“ zu gestalten:
• S – Spezifisch (zur jeweiligen Abteilung)
• M – Messbar (klare Vorgaben)
• A – Aktiv beeinflussbar (erreichbar)
• R – Realistisch (umsetzbar)
• T – Terminiert (klares Zeitlimit)
Zur Schaffung von Transparenz hinsichtlich des aktuellen Status Quo auf dem Weg zur Zielerreichung ist es empfehlenswert, die Ziele durch eine detaillierte Maßnahmenliste in eine Art „Etappenziele“ zu untergliedern. Somit ist der verantwortliche Mitarbeiter anhand des Maßnahmenplanes zu jeder Zeit über den aktuellen Stand der Zielerreichung im Bilde.
Ungeachtet der Relevanz der gesetzten Ziele für die Steigerung des Unternehmenserfolges dürfen die individuellen Leistungen der Mitarbeiter nicht vernachlässigt werden. So ist es doch oftmals der Fall, dass bei der Zielerreichung externe Faktoren oder auch die Leistung von Dritten ausschlaggebend für das Ergebnis sein können. Infolgedessen sollte nicht nur die Zielerreichung der einzelnen Mitarbeiter entscheidend für eine Beurteilung sein, als vielmehr zusätzlich eine regelmäßige Bewertung der individuellen Leistungen durch die Vorgesetzten vorgenommen werden.
Im Zuge des Strebens nach Total Quality Management TQM, werden in Unternehmen jeglicher Größenordnung diverse Maßnahmen und Ansätze zur Sicherstellung von definierten Qualitätsanforderungen angewandt. Ein gängiges, innerbetriebliches Mittel zur Leistungssteigerung in Unternehmen bildet die Mitarbeiterbeurteilung. Eine systematisch durchgeführte und zyklisch wiederholte Leistungsbeurteilung der Mitarbeiter erhöht die Motivation und führt dadurch zu einer Steigerung der Effektivität. Grundlegend dafür ist jedoch, dass gerechte Entscheidungen auf einer objektiven und für alle Mitarbeiter gleichen sowie nachvollziehbaren Basis getroffen werden.
Mit dem Modul „Zielemanagement“ des Personalmanagers von BITE haben sie eine web-basierende und effektive Softwarelösung, mittels der ein dauerhaftes Gleichgewicht zwischen den kritischen Erfolgsfaktoren „mitarbeiterbezogene Leistungsbeurteilung“ und „Zielekoordination“ hergestellt wird. Zudem bietet sich Ihnen durch den Einsatz des „Zielemanagements“ ein ökonomischer Weg, diesen heiklen Prozess systematisch und durchgängig in Ihrem Unternehmen zu implementieren.
Das Modul „Zielemanagement“ baut auf dem „Verwaltungsmodul“ des Personalmanagers auf, aus welchem es letztlich auch notwendige Stammdaten bezieht.
Arbeitgeberpflichten gemeistert?
Führerscheinprüfungen, Unterweisungen, Untersuchungen
Immer mehr Unternehmen in Deutschland stellen ihren Mitarbeitern einen Dienstwagen primär im geschäftlichen aber auch teilweise im privaten Umfeld zur Verfügung.
Die Praxis zeigt jedoch, dass die daraus resultierenden rechtlichen sowie versicherungstechnischen Konsequenzen oftmals nicht erkannt werden.
So ist es nach §21 Abs. 1 Nr.2 StVG gesetzlich geregelt, dass der Halter des Fahrzeuges (= Arbeitgeber) zu Führerscheinkontrollen seiner fahrberechtigten Mitarbeiter verpflichtet ist.
Bei Unterlassung von regelmäßigen Führerscheinkontrollen drohen dem Halter nicht nur strafrechtliche Konsequenzen sondern zusätzlich noch der Verlust des Versicherungsschutzes (vgl. hierzu § 2 b Abs. 1 S.1 c₎ AKB) im Falle eines Schadens.
Zudem haben sich Inhaber der Klassen C, C1, CE, C1E, D, D1, DE und D1E spätestens mit Erreichen des 50. Lebensjahres regelmäßig einer Untersuchung ihres Sehvermögens und einer ärztlichen Untersuchung zu unterziehen. Wird dies versäumt, erlischt die Fahrerlaubnis, mit der Folge, dass sowohl dem Fahrer als auch dem Halter ein Strafverfahren nach § 21 StVG droht.
Die Herausforderung für die Unternehmen besteht nicht nur einzig und allein darin, die oben benannten gesetzlichen Forderungen einzuhalten, sondern dieses zusätzlich noch zeit- und ressourcenschonend zu bewältigen.
Machen Sie doch aus dieser „Pflicht“ eine „Kür“!
Mit dem web-basierten Personalmanager von der Firma BITE GmbH haben Sie die Einhaltung dieser gesetzlichen Forderungen jederzeit und sofern Sie wollen von überall via Internetzugang im (Über-)Blick.
Mittels des Personalmanagers werden zum eine die Führerscheinkopien der Mitarbeiter (sowie gegebenenfalls deren fahrberechtigter Familienangehöriger) sowie zum anderen die fälligen Kontrolltermine hinterlegt und verwaltet. Die Frequenz der Führerscheinkontrollen wird dabei von Ihnen festgelegt.
Auf Basis der erfassten Datensätze werden Sie auf der Startseite des Personalmanagers - oder auf Wunsch auch via Email - an die fälligen Kontrolltermine erinnert. Selbstverständlich lassen sich weitere KFZ-bezogene Termine, wie beispielsweise anfallende TÜV-/ AU-Untersuchungen oder der Auslauf eines Leasingvertrags, ebenfalls mühelos durch die Erinnerungsfunktion auf der Startseite des Personalmanagers kontrollieren.
Entsprechend des oben beschriebenen Funktionsumfangs wird die Einhaltung der gesetzlich geforderten Untersuchungen/ Unterweisungen der Mitarbeiter ebenfalls durch den Einsatz des Personalmanagers zu einem Kinderspiel!
Der BITE Personalmanager wirkt einem versehentlichen Vergessen und somit einer Nichteinhaltung der gesetzlichen Forderungen effektiv und zielführend entgegen!
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