Der Inbetriebnahme-Prozess bei einem SaaS-Bezug

Die Business IT Engineers unterstützen Sie effektiv und effizient bei den Vorbereitungen und der Einführung in Ihrem Unternehmen

Mit den Business IT Engineers haben Sie einen starken und engagierten Partner an Ihrer Seite, der Sie kompetent und tatkräftig bei der Inbetriebnahme des BITE Bewerbermanager als „Software as a Service-Lösung“ unterstützt! Infolgedessen ist eine vollständige Implementierung des BITE Bewerbermanager von der Auftragserteilung seitens des Kunden bis zum gelebten Bewerbermanagement Prozess in einem Zeitraum von 14 Tage durchaus realisierbar.

Darstellung Inbetriebnahme

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Die langjährigen Erfahrungen aus der unternehmerischen Praxis haben gezeigt, dass selbst die beste und innovativste Software im Unternehmen keine Anwendung findet/ nicht verankert werden kann, wenn zum einen die unternehmensseitigen Vorgaben und Erwartungen nicht durch die Softwarelösung erfüllt und zum anderen die betroffenen Mitarbeiter in der Anwendung derselben nicht detailliert genug geschult werden. Genau aus diesem Grund haben die Business IT Engineers sich die Unterstützung bei der schrittweisen Implementierung des BITE Bewerbermanager auf die Fahnen geschrieben!

Strukturiertes Vorgehen

Mittels eines strukturierten und logisch aufeinander aufbauenden Vorgehens wird sowohl das organisationsbezogene Fundament als auch der anwenderbezogene Umgang inklusive Tipps und Tricks vermittelt. Nachfolgend werden die einzelnen Schritte des Inbetriebnahme-Prozesses kurz und bündig beschrieben:

  • 1. Auftragsbestätigung
    Direkt im Anschluss an die mündliche oder schriftliche Auftragserteilung erhalten Sie seitens der Business IT Engineers eine schriftliche Auftragsbestätigung.

  • 2. Checkliste
    Zusätzlich zur schriftlichen Auftragsbestätigung wird dem Kunden eine Checkliste übermittelt, welche vom Kunden ausgefüllt werden sollte. Sinn und Zweck dieser Checkliste bestehen darin, fundierte Informationen hinsichtlich des Organisationsaufbaus, der Handhabung von offenen Stellen und Ausschreibungen, vorhandener Email- und/ oder Dokumenten-Vorlagen, der Veröffentlichung von Stellenausschreibungen auf der unternehmenseigenen Homepage oder aber auch auf weiteren Veröffentlichungskanäle sowie hinsichtlich des eigentlichen Bewerbungsprozesses zu generieren.

  • 3. SaaS-Freischaltung
    Die Freischaltung eines Kunden bei einem „Software as a Service“-Bezug erfolgt in der Regel innerhalb von maximal drei Arbeitstagen.

  • 4. Übermittlung der Vorlagen
    Im Zuge der Vorlagen-Übermittlung (vorhandene Stellenausschreibungen, Email- und Dokumentenvorlagen etc.) gilt es für das Unternehmen auch die bereits überlassene Checkliste auszufüllen, damit sowohl die Vorarbeiten als auch Workshop- und Schulungstag effektiv und erfolgreich durchgeführt werden können.

  • 5. Umsetzung der Vorlagen
    Die übermittelten Ausschreibungsvorlagen werden ferner von den Business IT Engineers im BITE Bewerbermanager umgesetzt. Hierbei wird explizit auf die Einhaltung/ Umsetzung des vorgegebenen Corporate Designs geachtet (Design-Beispiele und Design-Möglichkeiten finden Sie auch hier: Stellenmanagement

  • 6. API Einrichtung
    Analog der erhaltenen Informationen, wird die API für das Unternehmen von den Business IT Engineers umgesetzt. Somit werden die Inhalte wie z.B. Einsatzort und Titel, Funktionalitäten wie beispielsweise das Filtern der Ausschreibungen nach Sprachen oder auch eine Textlängenbeschränkung für die Karriereseite umgesetzt.

  • 7. Sichtung der Informationen
    Der für den Workshop- sowie Schulungstag zuständige Experte sichtet nunmehr die Informationen hinsichtlich des vorhandenen Bewerbungsprozesses und der Organisationsstruktur. Auf Basis dieser Informationen erfolgt die Vorbereitung für den Workshop- und den Schulungstag.

  • 8. Workshoptag inklusive Abstimmung
    Im Verlauf des Workshoptages erfolgt die Befüllung des Systems mit den notwendigen Stammdaten bezüglich der Organisation sowie des Bewerbungsprozesses durch den Experten und die verantwortlichen Recruiting-Mitarbeiter. Mittels der korrekten Stammdaten wird das Fundament für einen effektiven und effizienten Einsatz des BITE Bewerbermanager gelegt. Darüber hinaus erfolgt im Team die Abstimmung der bislang gelieferten Aufgabenpakete seitens der Business IT Engineers.

  • 9. Ggf. Anpassungen und Pilotbetrieb
    Im Anschluss an den Workshoptag erfolgt sofern notwendig die Anpassung der bisherigen Arbeitsergebnisse in Form der Vorlagen sowie der API und der Pilotbetrieb. Im Zuge dessen Pilotbetriebs werden beispielsweise unter anderem Testläufe hinsichtlich der Email-Kommunikation unter Einsatz der generierten Vorlagen durchgeführt.

  • 10. Schulungstag
    Die Zielsetzung des Schulungstages besteht darin alle Anwender des Systems soweit im Umgang mit dem BITE Bewerbermanager zu schulen, dass ein reibungsloser Betrieb sichergestellt ist. Zudem kann explizit auf gegebenenfalls aufgekommene Fragen und Problemstellungen aus dem Pilotbetrieb eingegangen werden.

  • 11. Operativer Einsatz
    Nach der Befähigung der Mitarbeiter findet der BITE Bewerbermanager seinen operativen Einsatz im täglichen Betrieb des Unternehmens, indem einerseits alle Vakanzen des Unternehmens an die Zielgruppen kommuniziert und zum anderen alle eingehenden Bewerbungen darüber erfasst, verwaltet und bewertet werden.

  • 12. Reviewtag
    In der unternehmerischen Praxis hat es sich gezeigt, dass mittels eines Reviewtages zweifelsohne ein Mehrwert für die Kunden der Business IT Engineers generiert werden kann. Im Zuge dieses Reviewtages – welcher in der Regel nach einer gewissen Zeitspanne der Nutzung des Systems durchgeführt wird – erfolgt eine erneute Überprüfung der Eingaben durch einen Experten in Bezug auf Logik und typische (Eingabe-)Fehler. Zusätzlich werden weitere Vorschläge für eine effiziente Nutzung des Systems unterbreitet.