5S - Methode: Die Keimzelle der Arbeitsplatzorganisation

Ziel von 5S ist es, durch Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz die Qualität der Arbeitsleistung zu steigern und die Durchlaufzeiten der einzelnen Aufgaben deutlich zu reduzieren.

Eine funktionierende 5S Methode ist Basis für jedes wirtschaftlich erfolgreiche Unternehmen.
Fehlende Ordnung und Sauberkeit im Betrieb bedeutet Verschwendung.

Im Generellen versucht 5S alle Dinge und Umstände aus dem Arbeitsumfeld zu beseitigen, die diese komplizieren, verzögern oder verhindern

Ausgangssituation

Für die permanente Weiterentwicklung von Unternehmen und Unternehmensprozessen gibt es zwei typische Philosophien, die in Unternehmen verfolgt werden:

Der Top Down Ansatz, wie ihn zum Beispiel Six Sigma verkörpert, mit einem klaren Fokus auf Qualität und Kosten sowie der Umsetzung in Projekten.

Der Bottom Up Ansatz, wie er durch Kaizen verkörpert wird, mit einem klaren Fokus auf Verschwendung sowie der Umsetzung in vielen kleinen Schritten.

Diese Philosophien werden aber selten in Reinform umgesetzt, da beide Denkansätze voneinander unabhängige Vorteile bieten.
Die Methode 5S, oder auch 5A genannt, ist eine Methode zur Reduzierung von nicht-wertschöpfenden Tätigkeiten und Verschwendung. Die Methode wirkt Bottom Up, d.h. auf Mitarbeiterebene werden durch die Mitarbeiter Verschwendungen in ihrem Arbeitsumfeld identifiziert und durch geeignete Maßnahmen reduziert. 5S ist ein wesentlicher Baustein bzw. Bestandteil der Kaizen-Philosophie und hilft systematisch eingesetzt, die Arbeitsabläufe im Unternehmen schlank zu halten.

Kaizen (KAI = Veränderung; ZEN = zum Besseren) ist die Philosophie, dass kontinuierliche, unendliche Verbesserung in allen Bereichen unter Einbeziehung aller Beteiligten - Geschäftsleitung, Führungskräfte und Mitarbeiter - anzustreben ist.
Kaizen geht von der Erkenntnis aus, dass es keinen Betrieb ohne Probleme gibt. Diese Probleme werden durch die Etablierung einer Unternehmenskultur, in der jeder ungestraft das Vorhandensein von Problemen eingestehen kann, gelöst. Verbesserungen von Qualität und Produktionsplanung sowie Senkung der Kosten münden schließlich in eine erhöhte Kundenzufriedenheit.
5S ist Teil des Weges, diese Philosophie umzusetzen.

Das Vorgehen für die 5S Durchführung

Die Methodik 5S kommt aus dem Japanischen, sie wird im deutschen Sprachraum auch als 5A bezeichnet. Die Methodik beschreibt einen Ablauf bestehend aus 5 Schritten, um Verschwendung im Produktionsbereich (aber auch im administrativen Bereich) aufzudecken und zu beseitigen.
Die Schritte von 5S:

1. Seiri = Sortieren - Aussortieren unnötiger Arbeitsmittel

Alle Werkzeuge, Dokumente, Gestelle und sonstige Dinge, die nicht in den nächsten Tagen zur Anwendung kommen, werden aus dem Arbeitsbereich entfernt. Sie werden eingelagert oder verschrottet. Im Arbeitsbereich verbleiben nur die Dinge, die direkt für die produktiven Tätigkeiten eines festgelegten Zeitraums (z.B. 5 Tage) benötigt werden.

2. Seiton = Sichtbare Ordnung schaffen - Aufräumen

Alle Werkzeuge, Dokumente, Gestelle und sonstige Dinge, die am Arbeitsplatz bleiben, werden so gelagert, dass sie jederzeit verwendbar sind. Alle Werkzeuge, Wege, Pufferlager und Plätze sind so gekennzeichnet, dass eine Überbelegung oder ein Verstellen sofort sichtbar ist.

3. Seiso = Sauberhalten - Arbeitsplatz reinigen

Nachdem alle unnützen Dinge vom Arbeitsplatz entfernt und die verbliebenen Dinge ordnungsgemäß verstaut sind, werden sie in regelmäßigen Abständen gereinigt und gepflegt (Wartungsplan). Beim Reinigen und Pflegen werden Fehler rechtzeitig erkannt. Dadurch werden Ausfallzeiten oder Defekte vermieden. Ziel ist es, ein ordentliches, übersichtliches, funktionierendes und sicheres Arbeitsumfeld zu erhalten.

4. Seiketsu = Standardisieren - Abmachungen zur Regel machen

Standardisierung von „Musterlösungen“ („Best-Practice-Lösungen“) für die ersten drei Schritte durch Standardorganisation (Reinigungsplan, Regelbücher, Werkzeugaufbewahrung) Bedarf an Regeln und Standards ermitteln (Welche neuen Ideen sollen zum Standard werden?) Verantwortlichkeiten festlegen (z.B. Reinigungsplan) Routinen und Intervalle vereinheitlichen (Bsp.: Arbeitsplatz grundsätzlich vor Schichtübergabe aufräumen, reinigen und nach Standard übergeben)

5. Shitsuke = Selbstdisziplin - Alle Punkte einhalten und ständig verbessern

Ständiges Bewerten des IST-Zustands durch das 5S-Audit, um die Wichtigkeit von Ordnung und Sauberkeit zu verdeutlichen. Ständige Bewertung des IST-Zustands in jedem Bereich: KEINE unnötigen Dinge, KEIN Schmutz, KEINE Unordnung Führung über die 5S Visualisierung: Qualitätskennzahlen, Fotos vorher/ nachher, Leitsätze (Slogans), Diagramme, Dokumentation der Maßnahmen Kontrolle der Maßnahmen-Umsetzung: Maßnahmenplan mit Verantwortlichem und Termin, Überwachung durch 5S Trainer, Meister und Teamleiter

In der Literatur findet sich auch die Begrifflichkeit 6S, dabei steht das 6. S für "Shukan".
Shukan bedeutet Gewöhnung und hierbei soll im Japanischen das Erlernte und Angeordnete durch ständiges Wiederholen (Disziplin) verinnerlicht werden.
Wie es auch ein Sprichwort sagt: "Gewohnheit wird Natur".

Unsere Beratungserfahrung hat gezeigt, dass es bei der Einführung von 5S zunächst der Fokus auf die ersten drei "S" liegen sollte und damit der Buy-in der Mitarbeiter über diese Punkte geschehen kann.