Lieferantenaudit

Begutachtung der Qualitätsfähigkeit eines Lieferanten durch einen Beauftragten des Kunden.

Grundlagen

Lieferantenaudits dienen in der unternehmerischen Praxis der Lieferantenauswahl und Lieferantenbewertung. Sie erfolgen in der Regel in einer Mischform aus Produkt-, Prozess- und Systemaudit. Die Zielsetzungen eines Lieferantenaudits sind die Bestätigung der Fähigkeiten des Lieferanten, die Verbesserung und Weiterentwicklung des Lieferanten sowie die Reduzierung möglicher Risiken im Produkt, Prozess oder der Lieferung. Alle Erkenntnisse über Verbesserungspotenziale aus Lieferantenaudits führen zu Korrekturmaßnahmen, welche die stetige Verbesserung des Qualitätssystems unterstützen.

Phasen des Lieferantenaudits

Vorbereitung des Lieferantenaudits
Im Zuge der Vorbereitung gilt es Vorinformationen vom Lieferanten einzuholen. Hierzu zählt einerseits die Zusammenstellung von Unterlagen wie beispielsweise Zeichnungen, Kunden- und Lieferspezifikationen, Verträge  sowie Verfahrens- und Arbeitsanweisungen. Andererseits  bedarf es der Sammlung bereits bekannter Probleme, wie zum Beispiel Ausschuss, Nacharbeit, Reklamationen, Schnittstellen oder auch Zielwerten. Darüber hinaus erfolgt die Erarbeitung der Checklisten zur Auditdurchführung in Abhängigkeit zum eigentlichen Ziel des Lieferantenaudits in der Vorbereitungsphase. Neben der organisatorischen Planung des Lieferantenaudits inklusive der Erstellung des Auditplans, werden die für die Durchführung notwendigen Dokumente wie das Auditprotokoll, der Abweichungsbericht und der Auditbericht zusammengestellt.

Einführungsgespräch
Im Verlauf des Einführungsgespräches werden einerseits die Auditoren sowie andererseits die Ziele der und der Umfang des Lieferantenaudits vorgestellt und besprochen. Es bietet sich an, zu diesem Zeitpunkt ebenfalls einen Überblick zur Durchführung und der Methodik zu geben. Im Anschluss daran erfolgt in der Regel die Bestätigung seitens des Lieferanten, dass alle für das Lieferantenaudit benötigten Mittel und Einrichtungen zur Verfügung stehen. Zielsetzung des Einführungsgesprächs sollte die Herstellung einer umfassenden und direkten Kommunikation zwischen Lieferant und Auditor sein.

Auditdurchführung
Generell werden bei der Auditdurchführung Nachweise durch Befragungen und Beobachtungen gesammelt sowie bewertet und im Falle von Nichtkonformitäten festgehalten. Ziel des Lieferantenaudits ist nicht die Anzahl der Abweichungen durch Stichproben zu ermitteln, sondern die Wirksamkeit der Regelungen zu untersuchen (Systembetrachtung). Es bietet sich an, bei einem Lieferanten-Systemaudit einen im Handbuch beschriebenen Ablauf – welcher spontan im Audit ausgewählt wird – an einem konkreten Beispiel zeigen zu lassen. So kann beispielsweise ein Bestellvorgang im Gesamten von der Bedarfsmeldung bis zur Wareneingangsprüfung nachvollzogen werden.

Schlussgespräch
Mit den Verantwortlichen der auditierten Bereiche wird am Ende des Lieferantenaudits dann ein Schlussgespräch geführt. Ziel dabei ist es, die Ergebnisse des Lieferantenaudits für alle Beteiligten verständlich zu machen und einen Konsens herbeizuführen. Anschließend an die Konsensbildung werden Maßnahmen festgelegt und terminiert. Darüber hinaus können noch Empfehlungen für Verbesserungen ausgesprochen werden.
Nachbereitung des Lieferantenaudits
Im Zuge der Auditnachbereitung wird der Auditbericht erstellt und die Überwachung der eingeleiteten Maßnahmen initiiert sowie realisiert.