Rechtssicher und papierlos
Mit den BITE Dokumentsignaturen gehört das Ausdrucken, händische Unterschreiben und erneute Einscannen von Verträgen der Vergangenheit an. Die Funktion ist über den etablierten Anbieter Youtrust in den BITE Bewerbermanager eingebunden und ermöglicht es, digitale Unterschriften rechtssicher zu den Dokumenten eines Bewerbenden hinzuzufügen.
Sobald eine Signatur angefordert wird, erhält der jeweilige Unterzeichner automatisch eine E-Mail von Youtrust mit einem persönlichen Link. Über diesen Link kann der gesamte Signatur-Workflow bequem im Browser durchgeführt werden – ohne zusätzliche Software. Das Erscheinungsbild dieser E-Mail lässt sich individuell anpassen, sodass Ihre Corporate Identity jederzeit gewahrt bleibt.
Zentrale Funktionen
Signaturanforderung
Der Prozess ist tief in Ihren bestehenden Workflow integriert. Der Dialog zum Anfordern einer Signatur lässt sich ganz bequem direkt über die Dokumentenansicht eines Bewerbenden im BITE Bewerbermanager starten.
Ablaufdatum
Jede Signaturanfrage ist an ein definiertes Ablaufdatum gebunden. Bis zu diesem Zeitpunkt müssen alle Beteiligten das Dokument unterschrieben haben. Kurz vor Fristende wird automatisch eine Erinnerungs-E-Mail versendet, um Verzögerungen zu vermeiden.
Unterzeichner
Die Dokumentsignatur von BITE unterstützt komplexe Unternehmensstrukturen. Unterzeichner können in drei spezifische Gruppen unterteilt werden: Kandidat/-in, Mitarbeitende und Extern.
Automatisierung für mehr Effizienz
Durch die Automatisierung des Unterschriftenprozesses steigern Sie Ihre Effizienz spürbar und gewinnen wertvolle Zeit für das Wichtigste im Recruiting: den persönlichen Austausch mit Ihren Talenten.
Smarte Vorausfüllung
Für Kandidaten und Mitarbeitenden werden alle benötigten Informationen anhand der im System verfügbaren Daten bereits vorausgefüllt. Das spart Zeit und vermeidet Übertragungsfehler.
Intelligente Platzierung
Beim Hinzufügen eines Unterzeichners wird automatisch eine Unterschrift auf dem Dokument platziert. Sollten mehrere Unterschriften derselben Person benötigt werden, können diese über die Aktionen des Unterzeichners flexibel hinzugefügt werden.
Sichere Pflichtvorgaben
Das System denkt mit – für jeden Unterzeichner muss mindestens eine Unterschrift auf dem Dokument platziert sein, um den Workflow zu starten.
Vollständige Prozesskontrolle
Definierte Reihenfolge
Mit der Option „Nacheinander unterschreiben" können Sie festlegen, dass Unterzeichner den Prozess in einer definierten Reihenfolge durchlaufen. Erst wenn eine Person unterschrieben hat, wird der nächste Teilnehmer freigeschaltet.
Transparenter Status
Der aktuelle Status einer Signaturanfrage lässt sich direkt über die Dokumentansicht des Bewerbenden oder gebündelt über das Panel „Dokumentsignaturen" in Echtzeit anzeigen.
Bereit für digitale Signaturen?
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